Administración del tiempo

Administración del tiempo

El tiempo es un bien que nunca podremos recobrar. La Biblia habla de «redimir el tiempo» o «aprovecharlo bien.»1 Nos urge, por tanto, comprometernos a desarrollar nuestras aptitudes de administración de tiempo.

Es tan fácil dejar que el tiempo se nos esfume entre pitos y flautas, vernos envueltos en un torbellino de trajines y ocupaciones, y así y todo llegar al final del día y darnos cuenta de que no logramos lo que nos habíamos propuesto. El empleo prudente del tiempo es una empresa dificilísima de acometer. Es decir, concluir las tareas que revistan más importancia y dedicar un tiempo adecuado a las obligaciones y tareas —tanto de índole laboral como personal— que se nos presentan cada día.

En la administración de tiempo hay muchas palabras de moda. Quiero mencionar dos de ellas: eficiencia y eficacia. Existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz. Jeff Haden lo explica así:

La gente eficiente es bien organizada y competente. Va poniendo aspas [X] en sus listas de verificación. Termina tareas. Cumple asuntos pendientes.
La gente eficaz hace todo eso, pero pone aspas en los asuntos que realmente importan de sus listas de verificación. Termina las tareas que debe terminar. Cumple los asuntos pendientes que debe cumplir.2

Si bien es fantástico adquirir una mayor eficiencia, si descuidamos el componente de eficacia, muy probablemente no alcanzaremos nuestras metas ni lograremos cumplir con las cosas más importantes. Así pues, es preciso analizar cómo podemos ser más eficaces en todo lo que hacemos, lo que incluye tomar decisiones, establecer prioridades y aplicar procedimientos acertados para el manejo del tiempo.

Veamos cinco pautas clave en el terreno de la administración de tiempo.

Número 1: Prioriza.
Jeff Haden lo expresó muy claramente con esta afirmación: «No podemos hacerlo todo, pero sí podemos hacer muy bien unas pocas cosas. Decide lo que es más importante para ti, decide que te enfocarás en esas cosas… y decide dejar de hacer cosas que quisieras pero que siendo realista no puedes, por lo menos por ahora.»3

A la cabeza del orden de prioridades está aceptar que no podrás hacerlo todo. Para cumplir con las cuestiones más importantes tendrás que fijar prioridades y dedicar una buena tajada de tu tiempo y atención a esas cosas.

Si uno mira su lista de temas pendientes y otorga igual importancia a todo, es fácil verse sobrepasado por el grueso de las tareas, en lugar de enfocarse en la calidad del trabajo que realiza. Sin embargo, tengan en cuenta lo siguiente: El principio de Pareto observa que el 20% de las tareas que uno realiza producen el 80% de los resultados que se obtienen. Eso sugiere que una pequeña fracción de nuestro trabajo diario merece la mayor parte de nuestra atención.4

No todo tiene igual importancia. No todo lo que te llega debe concitar tu atención. Si el 20% de lo que haces te aporta el 80% de los resultados, ese debiera ser el prisma fundamental desde el cual miras la importancia de tus tareas.

Número 2: Ten claro qué debes hacer y qué no.
Si quieres lograr las cosas que corresponden, el primer paso es reflexionar con toda seriedad en qué empleas actualmente el tiempo y a qué debieras dedicar tiempo. Eso implica echar una mirada a tu plan global de vida, determinar cuáles son tus principales objetivos y a qué aspiras. Al principio quizá tengas que dedicar un buen pedazo de tiempo a esto y pensarlo detenidamente, ya que te servirá de base para luego trazar tus planes y objetivos diarios, semanales y mensuales.

En términos generales querrás distinguir cuáles son tus principales objetivos de corto y mediano plazo. Probablemente identificarás varias categorías en el plano laboral y otras relacionadas con tu vida personal. No pretendas enfocarte en demasiados aspectos. A medida que distribuyes el tiempo según días, semanas y meses, es aconsejable colocar la mayoría de lo que haces en una de esas principales categorías. Eso te ayudará a compaginar lo que haces en el día a día con tus objetivos globales de trabajo y de vida. Parte elaborando un plan, pero no temas hacerle ajustes conforme vaya siendo necesario.

Vienen a colación las palabras de Benjamín Franklin: «Si fallas en prepararte te estás preparando para fallar». Y Antoine de Saint-Exupéry afirmó: «Un objetivo sin plan es un deseo nada más».

Tan importante como saber en qué debes trabajar es saber en qué no debes trabajar. Hay quienes catalogan esta fórmula como la lista de prescindibles. Ayuda a reconocer y advertir qué tipos de tareas te llegan que no deberías realizar, por mucho que te guste hacerlas. El tiempo de que disponemos es limitado, por lo cual hay que ser sensatos en su uso.

Número 3: Reconoce y reduce las distracciones y lo que te roba tiempo.
Si quieres adquirir destreza en el manejo del tiempo es preciso que determines qué cosas te desconcentran. Todos los días nos vemos expuestos a innumerables interrupciones, ni qué decir de los derrochadores de tiempo y las distracciones que la tecnología ha puesto a nuestra disposición. ¿En qué cosas tiendes a malgastar tiempo? ¿Viendo televisión? ¿En YouTube? ¿En las redes sociales? ¿Juegos de computadora? ¿Programas de cocina? ¿Siguiendo eventos deportivos y estando pendiente de los resultados? ¿Navegando al azar por la Internet? ¿Revisando los últimos chismes sobre las celebridades?

El común denominador entre todo lo anterior es que esas actividades poseen la extrañísima capacidad de robarnos horas de tiempo valiosísimo. Muchos expertos recomiendan llevar un registro de la cantidad de tiempo que se pasa en esas actividades durante una semana para tomar conciencia de lo que acontece con tu tiempo. Elabora entonces un plan para reducir o limitar la práctica de dichas actividades. Incluso piensa en la posibilidad de apagar tus dispositivos en ciertos momentos para aprovechar el poder de tu plena concentración.

Número 4: Registra y organizar tus tareas.
Procura dar con un sistema organizativo que funcione para ti. La frase clave en esta oración es «que funcione para ti». Desafortunadamente la gente puede acabar invirtiendo un montón de tiempo administrando y afinando sus sistemas organizativos, lo que merma tiempo de su trabajo prioritario.

Lo mismo es cierto de las listas de quehaceres. Si tu lista de asuntos pendientes ocupa páginas y todos los días le sumas más entradas, probablemente esta estadística no te resulte inverosímil: ¡el 23% de la gente gasta más tiempo organizando sus listas de quehaceres que el que invierte en realizar esos mismos quehaceres! La lección que podemos sacar de ello es: simplifica tu sistema lo más posible; y sobre todo, opta por lo que más se acomode a ti.

Una de las reglas más clásicas de la productividad es esta: Haz primero tu trabajo más importante. Emprende la tarea de máxima prioridad de tu lista —que a menudo resulta ser la más difícil— cuando tengas más energía y estés más despejado mentalmente.5 No solo lograrás más, sino que te sentirás estupendamente por haber cumplido con tu labor prioritaria.

Número 5: No contraigas demasiadas obligaciones; sé realista.
Dios nos dio una cantidad finita de tiempo cada día, y por mucho que quieras realizar, la realidad dicta que hay un límite en lo que se puede hacer.

Sé realista sobre la cantidad de tiempo que te tomará realizar un proyecto y determina si podrás o no asumir otra tarea y si podrás cumplir lo convenido en la fecha tope. Ten presentes las obligaciones que ya tienes. Una lista bien llevada de asuntos pendientes te ayudará en ese empeño. En última instancia, tendrás que estar dispuesto a decir que no cuando sea necesario. No será fácil, pero a la larga declinar tareas que te sobrecargarían preservará tu capacidad de realizar labores cualitativamente importantes, de mantener la atención concentrada y estar bien fresco y despejado como para aportar en conversaciones, en debates, en la solución ingeniosa de problemas, etc.

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Enséñanos a contar nuestros días [tomar conciencia de la brevedad de la vida] y tendremos así un corazón sabio». Salmo 90:12 (BLPH)

1. Efesios 5:16 (RVA y RVR1960)
2. Jeff Haden, “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People,” Inc., 6 de octubre de 2014.
3. Haden, Jeff, “Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch,19 de octubre de 2011.
4. McLeod, Lea , “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About),” The Muse, 7 de septiembre de 2014.
5. Hamm, Trent, “Do the Hard Things First,” The Simple Dollar, 17 de septiembre de 2014.

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Peter Amsterdam

Peter Amsterdam

Peter Amsterdam se dedica activamente al servicio cristiano desde el año 1971. En 1995 accedió al cargo de codirector —junto con su esposa María Fontaine— de la comunidad de fe conocida como la Familia Internacional. Es autor de una diversidad de artículos sobre fe y teología cristiana. (Los artículos de Peter Amsterdam publicados en Conéctate son versiones adaptadas del original.)

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