Gerenciamento do tempo

Gerenciamento do tempo

Não é possível recuperar o tempo. A Bíblia fala sobre “remir o tempo” ou “ aproveitar ao máximo cada oportunidade”.1 Isso requer um compromisso para o desenvolvimento de habilidades de gerenciamento de tempo.

É fácil sermos apanhados em um turbilhão de atividades, constantemente ocupados, mas no fim do dia percebermos que não realizamos o que queríamos. É um tremendo desafio usar o tempo com sabedoria, fazer o que é mais importante e equilibrar a multiplicidade de tarefas e responsabilidades — profissionais e pessoais — que enfrentamos a cada dia.

Eficiência e efetividade são duas de muitas palavras-chave na gestão de tempo. Há uma grande diferença entre ser eficiente e ser efetivo. Jeff Haden explica da seguinte forma:

Pessoas eficientes são bem organizadas e competentes. Conseguem marcar como feitas as coisas de sua lista de afazeres. Concluem projetos. Realizam as coisas.
Pessoas efetivas fazem tudo isso, mas se concentram nas coisas certas de sua lista de afazeres. Concluem os projetos certos. Realizam as coisas certas.2

É ótimo ser mais eficiente, mas se nos faltar a efetividade, provavelmente não alcançaremos nossas metas nem faremos o que é mais importante. Precisamos estar atentos para sermos mais efetivos em tudo o que fizermos, incluindo na maneira como tomamos decisões, definimos prioridades e implementamos práticas sábias de gestão de tempo.

Vejamos cinco pontos-chave no domínio da gestão do tempo.

Número 1. Priorize.
Jeff Haden é muito feliz em sua colocação: “Não podemos fazer tudo, mas podemos fazer algumas coisas muito bem. Decida o que é mais importante para você, decida se concentrar nisso... e decida abrir mão das coisas que você quer fazer, mas que, realisticamente falando, não consegue, pelo menos por enquanto.”3

O primeiro passo é aceitar que você não é capaz de fazer tudo. Para que o mais importante seja feito, você terá de estabelecer prioridades e dedicar a elas a maior parte do seu tempo.

Se entender que tudo na sua lista de tarefas é igualmente importante, provavelmente se sentirá sobrecarregado pelo volume de afazeres, em vez de levar em consideração a qualidade do seu trabalho. Segundo o Princípio de Pareto, 80% dos resultados que obtemos vêm de 20% das tarefas que realizamos, ou seja, uma pequena fração do seu trabalho diário merece a maior parte da sua atenção.4

Nem tudo é igualmente importante. Nem tudo o que vem a você deve receber sua atenção. Se 20% do que você faz produz 80% dos resultados que colhe, use isso como um filtro por meio do qual avalia a importância de suas tarefas.

Número 2. Tenha clareza com respeito ao que fazer e ao que não fazer.
Se quiser que as coisas sejam bem feitas, o primeiro passo é dar uma boa olhada em como atualmente gasta e no que deve gastar o tempo. Isso significa olhar para seu plano de vida como um todo, tendo clareza sobre o que busca realizar. É possível que, no início, isso demande um bom tempo, pois servirá de plano base a partir do qual você criará suas metas e seus planos diários, semanais e mensais.

De um modo geral, deve identificar suas principais metas de curto prazo e as de médio prazo. Provavelmente algumas estarão relacionadas ao trabalho e outras à vida pessoal. Não escolha muitas. Conforme alocar o tempo numa base diária, semanal e mensal, é bom distribuir a maior parte do que você faz em uma dessas categorias de foco. Isto o ajudará a alinhar o que fazer no dia a dia com suas metas gerais relacionadas ao trabalho e à vida.

Como ensinou Benjamin Franklin: “Quem erra por não se preparar, prepara-se para errar.” E Antoine de Saint-Exupéry disse: “Uma meta sem um plano é apenas um desejo.”

Tão importante quanto saber no que você deve trabalhar é entender o que não deve fazer. É o que algumas pessoas chamam de lista de “para ignorar”. Ajuda a identificar e eliminar os tipos de tarefas que surgem em seu caminho, mas que você não deve fazer, mesmo que goste de fazê-las. Como nosso tempo é limitado, precisamos ser criteriosos no seu uso.

Número 3. Identifique e reduza fatores que causam perda de tempo e distrações.
Se quiser controlar o próprio tempo, deve aprender o que o atrapalha. Todos os dias surgem muitas interrupções, sem falar nos incontáveis desperdiçadores e distrações que a tecnologia disponibiliza para nós. Como você tende a desperdiçar o tempo? TV? YouTube? Mídias sociais? Jogos de computador? Programas de culinária? Acompanhando os eventos esportivos, tabelas e resultados dos jogos? Navegação aleatória na Internet? Conferindo as notícias sobre as celebridades?

O que todos os itens acima têm em comum é a incrível capacidade de roubar horas de seu precioso tempo. Muitos especialistas sugerem que você registre a quantidade de tempo que gasta em atividades assim no período de uma semana, para que esteja ciente de como usa o tempo. Em seguida, faça um plano para reduzir ou limitar o seu uso. Considere, inclusive, desligar seus dispositivos durante determinados momentos, para aproveitar o poder da sua concentração total.

Número 4. Organize suas tarefas.
Identifique um sistema de organização que funcione para você. A expressão-chave aqui é “funciona para você.” Infelizmente, há pessoas que gastam tanto tempo gerenciando e aprimorando seus sistemas organizacionais, que se afastam de seus trabalhos prioritários.

Isso vale para listas de tarefas. Se a sua lista de afazeres se estende por páginas e páginas, às quais você adiciona algo diariamente, então provavelmente não terá dificuldade de acreditar neste dado estatístico: 23% das pessoas gastam mais tempo organizando suas listas de afazeres do que realizando suas tarefas! A lição aqui é: mantenha seu sistema o mais simples possível e, acima de tudo, use o que funciona para você.

Uma das mais clássicas regras de produtividade é: faça primeiro o que for mais importante. Ocupe-se com o primeiro item da lista — que costuma ser também o mais difícil —, quando está com mais energia e a mente mais fresca.5 Você não apenas realizará mais, mas terá a tremenda satisfação de ver aquela prioridade resolvida.

Número 5. Não extrapole seus próprios limites. Seja realista.
Deus nos deu uma quantidade finita de tempo cada dia e por mais que você deseje realizar ou ajudar os outros, há um limite do que efetivamente pode fazer.

Seja realista em relação ao cálculo da duração de um projeto, para avaliar se você pode assumir tal atribuição e cumprir os prazos previstos. Esteja atento ao que você já tem nas mãos com base na sua lista de tarefas atualizada. E, principalmente, esteja disposto a dizer não quando necessário. Vai ser difícil, mas, no longo prazo, recusar tarefas que o sobrecarregariam protegerá sua capacidade de realizar os trabalhos importantes, com qualidade, manter o foco e contribuir em discussões, resolução criativa de problemas, etc.

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Ensina-nos a contar os nossos dias para que o nosso coração alcance sabedoria. —Salmo 90:12 NVI

1. Efésios 5:16 NVI
2. Jeff Haden, “9 Habits That Turn Efficient People Into Highly Effective People,” Inc., 6 de outubro de 2014
3. Jeff Haden, “Success? It’s Just a Decision Away,” CBS Moneywatch, 19 de outubro de 2011
4. Lea McLeod, “The Job Skill You Need (That Nobody Talks About),” The Muse, 7 de setembro de 2014
5. Trent Hamm, “Do the Hard Things First,” The Simple Dollar, 17 de setembro de 2014

Peter Amsterdam

Peter Amsterdam

Peter Amsterdam participa ativamente do serviço cristão desde 1971. Em 1995, tornou-se diretor (junto com sua esposa, Maria Fontaine) da comunidade cristã conhecida como A Família Internacional. É autor de diversos artigos de teologia e sobre a fé. (Os textos escritos por Peter Amsterdam usados na Contato são adaptações.)

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